La comunicación interna en la empresa como medio y como fin
“Es imposible no comunicarse” Paul Watzlawick
Existe un dicho muy popular que afirma que los dos grandes problemas, de difícil solución, en las empresas son: el aire acondicionado y la comunicación interna. Del primero poco podemos decir, nunca está la temperatura a gusto de todos… De la segunda sí podemos hablar largo y tendido, por ser un tema esencial en la gestión de cualquier compañía.
Sin comunicación no hay organización, ni trabajo en equipo, ni objetivos compartidos, ni sensación de pertenencia… Todo ocurre gracias a la comunicación (medio) y también, como seres humanos, necesitamos y disfrutamos de la conexión (fin). Creo que las empresas que entienden esto, gestionan mucho mejor la comunicación interna.
QUÉ ENTENDEMOS POR COMUNICACIÓN INTERNA
Es aquella que se produce en el seno de cualquier empresa. Gracias a ella, logramos funcionar como una auténtica organización, donde la información necesaria para realizar el trabajo en cada área, fluye de manera apropiada. También, contribuye de manera decisiva al clima laboral y a establecer relaciones profesionales y personales sanas en el conjunto de la compañía.
BENEFICIOS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA
Los beneficios de una buena comunicación interna son fundamentales para el buen funcionamiento de la organización:
+ Mejora de la productividad y el rendimiento
+ Mayor compromiso e implicación
+ Mejor conocimiento de la empresa y de sus objetivos
+ Fomento del trabajo en equipo
+ Clima laboral más positivo
+ Óptimo servicio y atención al cliente
+ Vertebrador de una cultura compartida
RETOS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA EN UN MUNDO HIPERCONECTADO
También en el interior de las organizaciones, la cantidad de medios y herramientas para comunicarse se ha multiplicado en los últimos años, potenciada por la tecnología. De las reuniones cara a cara, el teléfono y el e-mail, hemos pasado a los grupos de Whatsapp, las redes sociales corporativas, el portal del empleado, las videoconferencias, los foros, las herramientas de trabajo colaborativas (Google Docs, Trello…). ¿Nos ayudan todos estos medios a comunicarnos mejor?, ¿o paradójicamente dispersan la comunicación siendo cada vez más difícil acceder a la información relevante en el momento preciso? ¿Están sustituyendo estos medios a las relaciones cara a cara tan necesarias para crear una conexión emocional más vinculante? ¿Qué medio es apropiado para cada tipo de comunicación? ¿Cómo fomentamos que la comunicación fluya en todas las direcciones? ¿Debemos potenciar la comunicación informal?
Por aclarar a estas cuestiones vamos a comentar algunas conclusiones y consideraciones que los responsables de RRHH y/o comunicación deben tener en cuenta a la hora de gestionar la comunicación interna:
- Aprender a gestionar reuniones eficaces. La mayor fuente de pérdida de tiempo, y por consiguiente, de productividad (incluso, motivación) proviene del tiempo invertido en reuniones improductivas. En este sentido, las metodologías ágiles y otras como las derivadas de los sistemas lean, nos ayudan a realizar reuniones focalizadas en los objetivos relevantes y a las que acuden las personas interesadas en cada uno de los proyectos. Reuniones sí, pero con objetivos claros.
- Elegir los canales adecuados para cada tipo de comunicación. En general, son muy útiles los canales que permiten feedback continuo (Whatsapp, RRSS corporativas…) para comunicaciones que afectan a al desarrollo diario del trabajo. Crear grupos en estos medios es útil para evitar sobrecargar de información a personas que no están involucradas en una tarea o proyecto concreto.
- Darle prioridad a las interacciones cara a cara. No nos olvidemos que, como seres sociales, buscamos la conexión. En la medida de lo posible, es recomendable mantener encuentros (físicos o virtuales) donde las personas puedan verse y conversar sobre los diversos temas que afectan al trabajo. Especialmente importante son estas comunicaciones cuando se han de tratar temas delicados, confidenciales o personales. ¿Te imaginas que te despiden por e-mail?
- Aprovechar la digitalización para fomentar la comunicación en remoto. El confinamiento provocado por el inicio de la pandemia en marzo de 2020, puso de manifiesto la gran ventaja que supone la digitalización para tener acceso a la información y poder seguir trabajando desde cualquier ubicación física. Esto, además, posibilita el teletrabajo, una modalidad de actividad laboral que ofrece grandes ventajas.
- Potenciar la comunicación informal. Además de la comunicación que debe fluir de forma apropiada a través de canales formales (descendente, ascendente, horizontal… ), la comunicación espontánea y natural que surge de la necesidad de conexión inherente de los seres humanos, es un claro indicador del clima laboral de una compañía. La dirección de una empresa puede potenciar esta comunicación creando espacios para que las personas se relajen y descansen dentro de la jornada laboral, crear experiencias fuera de la empresa con un carácter más lúdico… Actuar como ejemplo rompiendo las barreras físicas (despachos) que alejan a la dirección de los equipos.
Son muchos los aspectos a tener en cuenta a la hora de trabajar la comunicación interna. Las empresas que, de forma deliberada, la gestionan de forma estratégica consiguen equipos mucho más enfocados hacia objetivos comunes, que se sienten parte “de la conversación”, mayor confianza en sus compañeros y líderes…
No olvidemos que “todo lo que puede hablarse, puede solucionarse”.
Cristina Mulero
CEO en Brandty
