Una comunicación fluida y de calidad entre los miembros de un equipo se relaciona con altos niveles de compromiso con la organización y un aumento de la productividad. Además, es uno de los factores clave para fomentar un buen clima laboral.
Solemos pasar más tiempo de nuestro día con compañeros de trabajo que con familia o amigos, por ello si nuestro un clima laboral es positivo resolveremos mejor los retos diarios y el trabajo se convertirá en una fuente de satisfacción. Por el contrario, un mal clima y mala comunicación puede provocar falta de apoyo de los compañeros, tensión, desánimo y estrés.
Por ello es clave en las organizaciones tener bien definidos los cauces y estrategia de comunicación interna, del mismo modo que cuidamos y planificamos la comunicación con nuestros clientes, potenciales colaboradores y demás agentes externos mediante técnicas de Marketing y Employer Branding.
Cada vez más los canales formales e informales de comunicación organizacional se difuminan: Nos comunicamos a través del grupo WhatsApp de la empresa, compartimos la información de los clientes a través de un CRM, o podemos tener reuniones con compañeros que están a kilómetros.
Incluso podemos ser creativos y diseñar nuevas formas de comunicación. Por ejemplo, en la empresa Teralco han ideado una divertida forma de comunicación ascendente, donde los empleados pueden expresar su estado de ánimo mediante un código de caramelos de diferentes sabores. Otro ejemplo es el de la empresa Clavei, donde disponen de un panel de las estrellas para agradecer o reconocer públicamente a otro miembro del equipo lo que nos haya aportado.
Las posibilidades pueden ser infinitas debido a la variedad de canales de comunicación y opciones que nos ofrece la tecnología y nuestra imaginación, si lo planificamos.
Sin embargo no solemos cuidar con el mismo mimo la comunicación que se da espontáneamente entre los miembros del equipo, permitiendo a menudo que dependa de nuestro estado de ánimo o de las habilidades de comunicación de cada uno.
Claves para mejorar la comunicación
En este post queremos dar 4 claves sencillas pero muy efectivas para mejorar la comunicación informal en el ámbito laboral:
PREDISPOSICIÓN POSITIVA
La comunicación es el resultado de nuestros pensamientos, por ello la condición más importante es presentarnos ante los demás libres de juicios y esperar de ellos lo mejor.
A menudo vemos a los demás a través del filtro de la opinión que nos hemos creado sobre ellos con la poca información de la que disponemos. Si queremos lograr una comunicación fluida es fundamental eliminar la desconfianza y tratar al otro como a un folio en blanco, esperando un resultado positivo.
Cualquier cosa que le digamos a un miembro del equipo debería dejar implícito que sabemos que es una persona capaz y buen compañero.
EVITAR EL EFECTO BOLA DE NIEVE
En la medida de lo posible debemos comunicar lo que no nos gusta con inmediatez (buscando, eso si, el momento adecuado).
En ocasiones evitamos expresar un desacuerdo por miedo a dañar la relación con nuestros compañeros, sin embargo, cuando lo hacemos así no les estamos dando la oportunidad de rectificar. Además, lo que no expresamos se reflejará en nuestra actitud y comunicación no verbal: dejamos de hacer sacrificios por el otro, nos mostramos distantes, o finalmente explotamos por una nimiedad.
Existen compañías en las que se han establecido excelentes cauces de comunicación formales y sin embargo en el día a día esta es la forma habitual de comunicarse. Se evita el conflicto a toda costa considerándolo como algo negativo y sólo se aborda en momentos de tensión y de forma incorrecta. A menudo esto es provocado simplemente por no conocer formas de expresar nuestros deseos o críticas de forma respetuosa y se puede resolver fácilmente con formación en asertividad y habilidades sociales.
Una buena fórmula para expresar algo que nos disgusta del comportamiento de otra persona es la siguiente:
- Identificar las necesidades del otro (qué le lleva a actuar así): “Entiendo que tú necesitas…”
- Describir lo que hace el otro, (de forma imparcial y sin juicio): “Cuando tú…”
- Expresar lo que sentimos (sin responsabilizar al otro): “ Yo me siento…”
- Proponer lo que nos gustaría / necesitamos (de forma positiva : “ Por eso te pido que…”
SEPARAR A LAS PERSONAS DEL PROBLEMA
Continuamente compartimos tareas con compañeros o colaboradores que tienen diferentes percepciones, expectativas y valores, incluso es común que choquen las necesidades de diferentes departamentos. Nuestra actitud ante los conflictos es la clave para abordarlos correctamente y que nuestra relación salga reforzada. El objetivo no debe ser ganar a cualquier precio, presionando, ni llegar a un acuerdo a cualquier precio cediendo a la presión, sino conseguir un resultado aceptable para ambos.
Muchas veces nosotros mismos provocamos que nuestro mensaje se escuche con una actitud defensiva, lo que dificultará la comunicación y consecución del objetivo. Ejemplo de ello es cuando enviamos mensajes “tú” acusatorios, usamos etiquetas globales o sacamos a relucir episodios del pasado para “defendernos”.
Si conseguimos considerar una situación sin tener en cuenta las personas que la llevan y no nos identificamos con la posición que ocupamos en la negociación, evitaremos sentirnos atacados
En situaciones de desacuerdo la clave es preguntarnos ¿mi objetivo es tener razón o resolver el problema?.
PRESTAR ATENCIÓN DE CALIDAD
Normalmente las interacciones en el trabajo son de tipo instrumental. Nos comunicamos la mayor parte del tiempo para resolver tareas, conseguir resultados. Por ello es fácil que estemos tan centrados en la tarea que no prestemos prácticamente ninguna atención a las personas, de hecho, es quizás la cuestión que más descuidamos en el ámbito laboral. Sin embargo, expresar atención por el otro es la primera herramienta para una buena relación. Decía Willian James, que el principio más profundo en la naturaleza humana es el anhelo de ser apreciado, por ello si tuviésemos que aplicar una sola estrategia para mejorar la relación con nuestros compañeros, sería esta.
No se trata de estar todo el tiempo pendiente del otro (si la otra persona está ocupada no es un buen momento para contarle una anécdota graciosa que acabamos de recordar) sino de aprovechar los momentos de interacción para prestarle toda nuestra atención, enviando el mensaje de que estamos por y para el otro.
“la gente olvidará lo que dijiste, olvidará lo que hiciste, pero nunca olvidarán cómo le hiciste sentir”. (Maya Angelou)
¿Y tú, crees que la comunicación en tu equipo es de calidad?
¿Conoces otras estrategias para mejorarla?
Dulce Vicente
Técnico de selección en Brandty
