Prácticamente todos hemos oído hablar del modelo «Lean Manufacturing«, también denominado “Lean Production”, ideado por Toyota, que consiste en la mejora continua y optimización del sistema de producción suprimiendo todos aquellos procesos que no aporten valor a dicho sistema.
También es muy conocido el método «Lean Startup«, popularizado por el escritor Eric Ries, quien usó gran parte de la metodología de Lean Manufacturing para aplicarlo directamente en Startups (o en empresas consolidadas que quieran entrar en dicha metodología), que consiste en aumentar las probabilidades de éxito de los proyectos a través de la experimentación, el ciclo de feedback y en la iteración.
Pero, ¿cómo pueden ayudar los conceptos y metodología «Lean» al Departamento de Recursos Humanos?
Una de las máximas en el método Lean Startup es el concepto «Crear-Medir-Aprender» fusionando herramientas y objetivos del Lean Manufacturing con la realidad de una startup. Pero, ¿en qué consiste este método y cómo aplicarlo a Recursos Humanos?
- Crear: Consiste en idear (y producir) un producto mínimo viable (PMV) para lanzar a los clientes y confirmar los supuestos que hemos ideado. Recursos Humanos puede usar este concepto para crear un PMV para la organización como el lanzamiento de una evaluación del desempeño, incorporar alternativas a un horario fijo o presencial, etc.
- Medir: Debemos crear indicadores que permitan analizar los datos e información recabados para saber si nuestro modelo es correcto o erróneo (Medir). RR.HH necesita analizar los datos e información al respecto con encuestas de satisfacción, clima, revisar los datos de la evaluación, tasas de absentismo, etc.
- Aprender: ¿Estamos progresando? ¿Nuestra asunción inicial es correcta? Después de medir los datos e información tendremos que decidir si la estrategia inicial es la correcta o no, es decir, si debemos perseverar o pivotar. Ante los resultados nuestros departamentos tienen que comprobar la validez de las asunciones principales, ¿la política o modelo implantado ha sido exitosa? ¿nuestros colaboradores están satisfechos y son productivos? Aquí tendremos que decidir si mantenemos la estrategia inicial o debemos pivotar sobre ella.
Otro concepto usado en la metodología Lean es el Sistema Andon, sistema utilizado para alertar de un problema tanto en el sistema de producción (Lean Manufacturing) como para corregir errores al detectarlos en cualquier parte de la Startup (Lean Startup). Este sistema es muy útil para los departamentos de Recursos Humanos, pues si tenemos las herramientas e indicadores adecuados podemos revisar qué problema existe en cada departamento y arreglarlo para que no perjudique al resto de la organización.
Otro pilar de la metodología son «los cinco porqués«. Este pilar consiste en preguntarse 5 veces el por qué ha sucedido algo. Normalmente ante cualquier problema o error intentamos resolver directamente el problema cuando, en realidad, en muchas ocasiones existe un problema subyacente que puede ser descubierto con esta técnica. Recursos Humanos puede usar esta técnica para cada problema no sólo para solventarlo sino para detectar problemas internos. Por ejemplo, ¿por qué no ha salido el pedido a tiempo? Porque faltaban campos importantes por cumplimentar en el ERP. ¿Por qué faltaban campos por cumplimentar? Porque el trabajador/a no los incluyó. ¿Por qué no los incluyó? Porque no sabía que había que cumplimentarlos. ¿Por qué no lo sabía? Porque nadie se lo dijo al entrar en la compañía. ¿Por qué nadie se lo dijo? Porque no existe proceso de on boarding. En esta secuencia vemos que el problema ha sido que un trabajador no ha incluido algo vital para que el pedido saliese a tiempo, pero el problema real es que no existe un proceso de on boarding en la empresa dónde se expliquen los procesos y procedimientos.
Existen muchos más pilares en la metodología Lean que pueden ser aplicados en los Departamentos de Recursos Humanos, los iremos desgranando poco a poco.
Marcos Alonso
Colaborador Brandty
